Latar Belakang
Knowledge Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut. Kegiatan ini terkait langsung dengan perpustakaan yang ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Sedangkan Transfer pengetahuan sebagai salah satu aspek dari Knowledge Management dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan oleh perpustakaan. Contohnya adalah melalui Knowledge Sharing dalam kerja, magang, pelatihan profesional, workshop, dll.
Pengertian Knowledge Management
Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai penafsiran berbeda-beda. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti. Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan.
Menurut Gilbert Probst(2001, pp.24) dalam bukunya Managing Knowledge Building Block for Success mengemukakan bahwa knowledge adalah keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat.
Menurut Garner Group (Koina, 2004), manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Selanjutnya disebutkan bahwa informasi yang dimaksud meliputi database, dokumen, kebijakan, dan prosedur dan juga keahlian dan pengalaman yang sebelumnya tidak terartikulasi yang terdapat pada pekerja perorangan.
Menurut Laudon (2002:372-3) manajemen pengetahuan berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Manajemen pengetahuan adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.
Amrit Tiwana (1999) mendefinisikan knowledge management secara luas dalam arti memanajemeni pengetahuan sebagai “ …management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.” KM memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Menurut Amrit Tiwana “Knowledge management is the ability to create and retain greater value from core business competencies.” KM menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok; juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja.
Tujuan Knowledge Management
Knowledge Management bertujuan membuat user pintar melakukan pertukaran pengetahuan dengan mudah, cepat yang pada gilirannya akan membuat pengetahuan terus berkembang. Knowledge Management dalam tujuan itu adalah upaya menyebarkan, mempercepat pertukaran dan memanfaatkan pengetahuan.
Kompetensi Perpustakawan
Masalah sumber daya manusia di perpustakaan harus selalu mendapat perhatian serius. Hal ini penting mengingat perpustakaan adalah sarana publik yang dimanfaatkan oleh seluruh penggunanya. Penempatan staf yang tidak kompeten di perpustakaan sebetulnya tidak mengatasi masalah sumber daya manusia, melainkan justru mencoreng ‘wajah’ sendiri karena kualitas staf di perpustakaan menjadi salah satu indikator penilaian layanan prima di suatu universitas. Maka kompetensi menjadi persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh sumber daya manusia di perpustakaan, karena kompetensi menawarkan suatu kerangka kerja yang efektif dan efisien dalam mendayagunakan sumber-sumber daya yang terbatas. Sumber daya manusia atau tenaga kerja yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan optimal, efektif dan efisien.
Proses penciptaan Knowledge Management di Perpustakaan
Banyak perpustakaan yang tidak mengenal Knowledge Management, namun secara tidak sadar telah melaksanakannya. Menurut Thomas H. Davenport and Laurence Prusak, meyatakan bahwa minimal ada 3 hal yang merupakan awal penerapan knowledge management di suatu perpustakaan, yaitu jika perpustakaan dikelola dengan baik dalam arti lengkap sesuai kebutuhan, sistem informasi terpadu yang memuat informasi yang dibutuhkan, atau program pendidikan yang efektif.
Setelah diperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan pengetahuan maka kita dapat memulai untuk membangun Knowledge Management. Ada beberapa indikator yang dapat dijadikan acuan untuk mencapai proses dan penyebaran pengetahuan di perpustakaan. Tentu saja tidak semua indikator dapat dicapai secara optimal dalam waktu yang bersamaan, karena setiap indikator tergantung pemahaman pustakawan dalam menerapkan Knowledge Management.
Pengertian Knowledge Sharing
Knowledge Sharing adalah salah satu tahapan dalam Knowledge Management, dimana terjadi proses tukar-menukar pengetahuan. Knowledge Sharing memberikan kesempatan kepada anggota suatu kelompok, organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Secara teori sarana Knowledge Sharing yang digunakan adalah :
a. Pertemuan Tatap Muka
Pertemuan-pertemuan rutin, seminar, workshop, forum dan pemagangan. Sarana tatap muka ini menjadi sarana paling efektif, terutama pemagangan. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah struktur komunikasi yaitu kapan dan bagaimana pertemuan tatap muka dapat dilakukan, siapa dapat bertanya kepada siapa, bagaimana mendapatkan umpan balik dari pertanyaan yang diajukan dan sebagainya.
b. Dokumentasi
Dokumentasi seluruh kegiatan dengan memanfaatkan tehnologi informasi dan komunikasi dalam rangka publikasi baik elektronik di website maupun non-elektronik melalui newsletter, majalah dan koran. Termasuk di dalamnya adalah notulensi dan pengumpulan dokumen dari kegiatan tatap muka di atas. Output atau sistem basis data dokumentasi ini kelak harus dapat diintegrasikan dengan website komunitas.
c. Website
Website yang dibangun secara lokal memuat informasi terkini tentang berita, kegiatan komunitas, cerita pengalaman dan informasi lainnya. Sarana ini sebenarnya lebih kepada sharing informasi, tetapi dapat ditingkatkan menjadi Knowledge Sharing bilamana terjadi diskusi terhadap apa yang diinformasikan, seperti dengan menambahkan fitur komentar sehingga pengguna dapat mengomentari atau diskusi lebih lanjut dengan sumber informasi (penulis). Sebagai contoh blogging dengan weblog adalah salah satu sarana cerita pengalaman.
d. Diskusi Elektronik
Diskusi secara elektronik dapat dilakukan melalui tele-conference, email, milis, blog, forum diskusi, wiki, dan internet-chatting. Tele-conference adalah komunikasi real-time dengan memanfaatkan tehnologi telepon dan video. Tele-conference lebih interaktif dibanding lainnya tetapi lebih sulit dalam menyiapkannya. Email bersifat komunikasi 2 orang. Milis adalah komunikasi melalui email dengan melibatkan sekumpulan orang. Blog pada awalnya adalah sarana bercerita (pengalaman), tetapi telah berkembang menjadi sarana diskusi dengan author sebagai pusatnya. Forum diskusi adalah diskusi dengan tema sebagai pusatnya. Wiki adalah sarana kolaborasi yang memungkinkan penulisan dokumen secara bersama. Internet-chatting seperti Yahoo Messenger, Windows Messenger, dan ICQ adalah komunikasi real-time antar 2 atau lebih orang melalui internet.
e. Publikasi dan Newsletter
Pembuatan newsletter kepada anggota komunikasi, penerbitan majalah dan koran untuk menyebarkan pemikiran dan pengetahuan yang dimiliki komunitas, juga sekaligus dapat menjadi sarana promosi komunitas kepada masyarakat yang lebih luas. Publikasi dan newsletter ini dapat dilakukan baik offline maupun online (melalui website).
f. Penelitian
Penelitian tidak harus merupakan kegiatan yang rumit, survey kecil juga masuk dalam kategori ini. Tukar-menukar pemikiran dan ide baru, akan lebih intensif terjadi. Kreatifitas dan inovasi akan terbangun lebih cepat dengan kegiatan seperti penelitian. Sebagai contoh beberapa waktu yang lalu ada sebuah penelitian tentang sejauh mana koleksi kedokteran dan ilmu kesehatan berbahasa arab bermanfaat bagi mahasiswa. Hasilnya menyatakan bahwa sebagian besar mahasiswa kurang memanfaatkan koleksi tersebut karena mahasiswa dalam hal ini sebagai pengguna koleksi kurang memahami bahasa arab, salah satu sebab adalah sebagian besar mahasiswa berasal dari non pesantren.
KESIMPULAN
Knowledge Sharing sebagai salah satu aspek dari Knowledge Management dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan oleh perpustakaan. Banyak perpustakaan yang tidak mengenal Knowledge Management dan Knowledge Sharing, namun secara tidak sadar telah melaksanakannya.
DAFTAR PUSTAKA
Davenport, Thomas H & Prusak, L (1998) .Working Knowledge : How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press.
Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon (2002). Management Information System: Managing the Digital Firm, 7th. New Jersey : Prentice-Hall.
Probst, Gilbert., Raub, Steffen, & Romhardt, Kai (2001) . Managing Knowledge Building Blocks for Success. New York : John Wiley & Sons.
Tiwana, Amrit (1999) . The Knowledge Management Toolkit. New Jersey: Prentice Hall PTR.
